Guía de uso

Todo lo que puedes hacer con Contratia, explicado con detalle.

Dashboard Facturas Presupuestos Contratos IA Revisión IA Clientes Gastos Panel Fiscal Perfil Portal del cliente Preguntas frecuentes
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Dashboard
Tu resumen financiero de un vistazo

El dashboard es la primera página que ves al entrar. Muestra el estado actual de tu negocio sin tener que buscar nada:

Facturado este mes Pendiente de cobro Gastos del mes Beneficio neto Alertas de cobro Aviso fiscal trimestral Gráfico 6 meses

Alertas de cobro: si tienes facturas vencidas sin cobrar aparece un banner rojo; si alguna vence en los próximos 7 días, un banner amarillo.

Aviso fiscal: te indica cuántos días quedan para la próxima declaración trimestral (modelo 303 y 130) y una estimación de cuánto tendrás que pagar.

Gráfico ingresos vs gastos: barras comparativas de los últimos 6 meses para ver la evolución del negocio de un vistazo.

💡 Desde el dashboard puedes crear facturas, contratos y gastos directamente con los botones de la parte superior derecha.
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Facturas
Crea, envía y cobra facturas profesionales

El módulo de facturas te permite gestionar todo el ciclo de facturación: desde crear la factura hasta cobrarla.

1
Crea la factura con número automático, cliente, líneas de concepto, IVA e IRPF. Se guarda como borrador.
2
Envíala por email desde la propia app: llega un email profesional con el resumen, los totales y un botón de pago.
3
El cliente paga online con tarjeta a través de Stripe Checkout. La factura se marca como cobrada automáticamente.

Estados de las facturas:

Borrador — creada pero no enviada. No cuenta en tus estadísticas fiscales.
Enviada — enviada al cliente, pendiente de cobro.
Vencida — enviada y superada la fecha de vencimiento sin pagar.
Cobrada — pagada (manualmente o con tarjeta online).

Facturas recurrentes: puedes crear plantillas de factura que se generan automáticamente cada mes, trimestre o año. Útil para clientes con retainer o suscripciones fijas. Las facturas recurrentes aparecen en la pestaña "Recurrentes" dentro de la sección de facturas.

Importar factura con IA: arrastra una imagen o PDF de una factura recibida y la IA extrae automáticamente todos los datos (proveedor, fecha, importes, IVA). Ideal para escanear facturas en papel.

Exportar CSV: descarga todas tus facturas en formato Excel-compatible con un clic, ordenadas por fecha con todos los campos fiscales.

💡 Consejo: configura tu logo en Perfil para que aparezca en las facturas. Tus clientes verán una factura con tu imagen de marca.
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Presupuestos
Envía propuestas que el cliente acepta online

Los presupuestos funcionan de forma muy similar a las facturas, pero están pensados para la fase previa: cuando aún no sabes si el cliente va a aprobar el trabajo.

1
Crea el presupuesto con los mismos campos que una factura: cliente, líneas, IVA y condiciones.
2
Comparte el enlace público — el cliente recibe una URL donde ve el presupuesto sin necesitar cuenta en Contratia.
3
El cliente hace clic en Aceptar o Rechazar y tú recibes una notificación por email.
4
Si acepta, puedes convertirlo en factura en un clic, sin volver a introducir los datos.
💡 El enlace del presupuesto funciona sin que el cliente necesite registrarse. Puedes enviárselo por WhatsApp, email o cualquier otro canal.
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Contratos con IA
Genera contratos profesionales en segundos

El generador de contratos usa inteligencia artificial para crear documentos legales adaptados a tu situación concreta. No necesitas plantillas ni conocimientos jurídicos.

Tipos de contrato disponibles:

Servicios freelance Confidencialidad (NDA) Arrendamiento Contrato laboral Compraventa Colaboración
1
Elige el tipo de contrato y rellena los datos básicos: partes, objeto, precio, plazos.
2
La IA genera el contrato en segundos, adaptado a la legislación española.
3
Descarga en PDF o envíalo directamente a firmar digitalmente por email.

Firma digital: a través de DocuSeal, los firmantes reciben un email con el documento y firman desde el navegador, sin instalar nada. La firma tiene validez legal.

💡 Plan Gratis: 3 contratos al mes. Plan Pro: contratos ilimitados. Puedes ver cuántos llevas en el dashboard.
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Revisión de contratos con IA
Analiza contratos externos antes de firmar

¿Te han enviado un contrato para firmar y no estás seguro de lo que pone? Pega el texto y la IA lo analiza en segundos.

El análisis identifica:

Cláusulas abusivas Obligaciones del firmante Riesgos económicos Plazos y penalizaciones Puntos a negociar

El resultado es un informe claro, sin lenguaje jurídico, que te dice qué tienes que tener en cuenta antes de firmar.

💡 No sustituye a un abogado para contratos complejos, pero es ideal para revisar rápidamente contratos de servicios estándar.
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Clientes
Tu agenda con todos los datos fiscales

La sección de clientes almacena los datos fiscales de todas las personas o empresas con las que trabajas: nombre, NIF/CIF, dirección, email y teléfono.

Ventaja principal: al crear una factura o presupuesto, seleccionas el cliente de la lista y todos sus datos se rellenan solos. No tienes que escribirlos cada vez.

También puedes ver el historial de facturas y presupuestos de cada cliente desde su ficha.

💡 Cuando creas una factura sin seleccionar cliente de la lista, los datos se guardan solo en esa factura. Para reutilizarlos, crea primero el cliente en esta sección.
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Gastos
Registra y categoriza todos tus gastos deducibles

Anota todos los gastos relacionados con tu actividad: software, material, transporte, formación, dietas, alquiler de oficina, publicidad…

Para cada gasto puedes indicar el IVA soportado (lo que pagaste de IVA al proveedor), que se descuenta automáticamente de tu IVA a pagar en el panel fiscal.

Suministros Software Transporte Formación Dietas Alquiler Material Publicidad Asesoría Seguros Otros

Importar con IA: arrastra la foto o PDF de un ticket o factura recibida y la IA extrae automáticamente el concepto, fecha, importe e IVA.

Exportar CSV: descarga todos los gastos en formato Excel para enviárselos a tu gestor o incluirlos en tu declaración.

💡 Cuantos más gastos registres con su IVA correcto, menos IVA tendrás que pagar cada trimestre. Cada euro de gasto deducible cuenta.
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Panel Fiscal
Tus impuestos calculados automáticamente

El panel fiscal toma tus facturas y gastos y calcula los impuestos que debes presentar cada trimestre como autónomo en España.

Modelo 303 — IVA:

Calcula el IVA repercutido (el que cobraste a clientes) menos el IVA soportado (el que pagaste en gastos). La diferencia es lo que ingresas en Hacienda.

Modelo 130 — IRPF:

Calcula una estimación del pago fraccionado de IRPF del trimestre, basándose en tus ingresos netos y gastos deducibles. Usa el tipo del 20% como referencia estándar.

Puedes seleccionar el trimestre que quieres consultar y ver el desglose completo: facturas emitidas, gastos deducibles, base imponible y cuotas.

Exportar CSV completo: genera un archivo con tres hojas (resumen trimestral, facturas y gastos) compatible con Excel, listo para enviárselo a tu gestor fiscal.

💡 El aviso en el dashboard te recuerda cuándo se acerca el plazo de presentación (el 20 del mes siguiente al final del trimestre). Para el T4 el plazo es el 30 de enero.
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Perfil
Tus datos personales y configuración

En la sección de perfil configuras los datos que aparecerán en tus facturas, presupuestos y contratos:

Nombre y apellidos NIF / CIF Dirección fiscal Email de contacto Logo de empresa Número de IBAN

Logo: sube la imagen de tu empresa o marca personal. Aparecerá en la cabecera de todas las facturas y presupuestos que generes.

Suscripción: desde aquí puedes activar el plan Pro (19 €/mes) o Empresa (49 €/mes), así como gestionar o cancelar tu suscripción actual.

💡 Rellena todos los datos fiscales antes de crear tu primera factura. Si los dejas vacíos, la factura no tendrá tus datos como emisor.
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Portal del cliente
Tus clientes ven sus documentos sin registrarse

Cualquiera de tus clientes puede acceder a un portal propio donde ve todas las facturas y presupuestos que le has enviado, sin necesitar cuenta ni contraseña.

1
El cliente entra en contratia.net/portal e introduce su email.
2
Recibe un enlace mágico por email válido 48 horas.
3
Al hacer clic ve todas sus facturas y presupuestos, puede descargarlos y pagar los pendientes.
💡 Funciona con el email que usaste al crear las facturas o presupuestos. Si usas emails diferentes para el mismo cliente, verá solo los documentos del email que introduzca.
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Preguntas frecuentes
Las dudas más habituales, resueltas
¿Tienen validez legal las facturas generadas? ▾
Sí. Las facturas siguen el formato requerido por la AEAT para autónomos españoles: número correlativo, datos del emisor y receptor, base imponible, tipo de IVA aplicado y fecha de expedición. Son válidas para cualquier declaración fiscal.
¿Los contratos generados por IA tienen validez legal? ▾
Los contratos son válidos como acuerdo entre partes. La IA los genera adaptados a la legislación española vigente. Para contratos de alto valor o con cláusulas complejas, recomendamos revisarlos con un abogado. Para servicios freelance, NDAs y colaboraciones estándar son completamente adecuados.
¿Qué pasa si el cliente no paga? ▾
Contratia envía recordatorios automáticos por email cuando una factura está próxima a vencer. Si ya venció, el dashboard te muestra un aviso rojo con el importe total pendiente. Puedes reenviar la factura manualmente con el botón "Enviar" desde la sección de facturas.
¿Es seguro introducir los datos fiscales de mis clientes? ▾
Sí. Los datos se guardan en Supabase con cifrado en reposo y en tránsito. Cada usuario solo tiene acceso a sus propios datos. Nunca compartimos información con terceros.
¿Puedo cancelar mi suscripción en cualquier momento? ▾
Sí, sin permanencia ni penalización. Desde Perfil → Gestionar suscripción puedes cancelarla con un clic. Seguirás teniendo acceso hasta el final del periodo pagado. Al cancelar, el plan pasa a Gratis automáticamente.
¿Puedo usar Contratia si tengo empresa (SL) en lugar de ser autónomo? ▾
Sí. Puedes poner los datos de tu empresa (NIF/CIF, razón social, dirección) en el perfil y las facturas y contratos saldrán con los datos de la empresa. El plan Empresa incluye hasta 5 usuarios para equipos pequeños.
¿Cómo funciona el pago online en facturas? ▾
Cuando envías una factura por email, el cliente recibe un botón "Pagar ahora". Al hacer clic, se abre una página de pago segura de Stripe donde puede pagar con tarjeta. Cuando paga, la factura se marca como cobrada automáticamente y tú recibes el dinero en tu cuenta bancaria vinculada a Stripe (normalmente en 2 días hábiles).
¿Qué diferencia hay entre el plan Gratis y el Pro? ▾
El plan Gratis incluye 3 contratos al mes, facturas ilimitadas, presupuestos, gastos y panel fiscal. El plan Pro (19 €/mes) añade contratos ilimitados y acceso a todas las funciones avanzadas. El plan Empresa (49 €/mes) incluye hasta 5 usuarios.
¿Puedo exportar mis datos si me voy? ▾
Sí. Desde Facturas, Gastos y Panel Fiscal puedes exportar todos tus datos a CSV en cualquier momento. El archivo es compatible con Excel y Google Sheets. No guardamos tus datos rehenes.
¿Los cálculos fiscales son exactos? ▾
El panel fiscal es una herramienta de estimación basada en las reglas generales del régimen de estimación directa simplificada. Los cálculos son precisos para la mayoría de autónomos, pero pueden existir particularidades según tu situación (deducciones especiales, régimen simplificado de IVA, etc.). Usa los datos como referencia y confírmalos con tu gestor.

¿No encuentras lo que buscas?

Escríbenos a hola@contratia.net →